一、地情數據庫的資料主體
地方志機構最大的資源優(yōu)勢就在于豐富的地方文獻資料。以山東省為例，現存境內舊方志600余種，省、市、縣各級各類新方志（含部門、行業(yè)、企業(yè)、院校志）、年鑒、地情資料計7000余種。將這些資料數據化、網絡化，為社會提供方便快捷的地情信息服務，是社會其他部門所不能替代的，也是地方志工作與社會各項事業(yè)實現協(xié)調發(fā)展的重要手段。
目前，從已經完成地情數據庫建設的省份看，有的資料已具相當規(guī)模。例如：上海市地方志辦公室建設的地情資料庫和“上海通”網站，已有100多部專業(yè)志、22部區(qū)縣志、8卷《上海年鑒》（1996～2003）上網，總計已達1億多字（《上海通志》上網正在實施之中）。也有的省份根據自身實際，就地情資料庫建設，制定了具體方案，有較強的操作性。例如：山東省地方史志編纂委員會制定下發(fā)的《山東省地方史志系統(tǒng)“三個中心”建設方案》，就清晰規(guī)劃了地情資料中心（地情數據庫）建設的具體內容和步驟：
第一步，2004～2005年，完成首輪三級志書和省直部門、行業(yè)、企業(yè)志的數字化。按年度匯集出版《山東省志書大全》多媒體光盤，內容包括省、市、縣三級綜合年鑒和省直部門、行業(yè)、企業(yè)年鑒，并存入省情資料庫。省內舊方志數字化完成50％以上。建立健全各級新方志、地方年鑒，地情資料等數字化資料的征集報送制度，并實現資料貯存工作經?；?/p>
第二步，2006～2010年，省內每年新出版的地方志、年鑒、各類地情資料，要在出版后將數據資料入庫上網。全面完成省內舊方志的數字化。根據社會需求，每年不斷推出志書、年鑒和地情資料大全多媒體光盤，穩(wěn)步推動地情資料中心（數據庫）的建設。
按照這一方案，目前山東省情數據庫的資料建設已經具備相當規(guī)模。至2005年底，上網資料累計將達到《山東省志》系列88卷，《諸子名家志》系列22卷，市地志系列14部，縣（市、區(qū)）志系列122部，地情資料系列12部，舊志系列300部。形成包含省、市、縣三級地情數據庫的龐大地情網。省情數據庫只要主體資料遴選方向正確，數量達到一定規(guī)模，即可使數據庫資料更加豐富，大大提高資源利用價值。
二、省情數據庫的資料特色
除了主體資料之外，地情數據庫還應根據各地特點，收錄一些能夠把握發(fā)展脈絡，突出地方特色，反映時代風貌的內容。突出資料特色，就是要從信息資料的新、特、精3個方面去把握。所謂“新”，要從兩個方面體現：一是資料內容要新，是最新發(fā)掘、發(fā)現的資料或課題研究成果；二是緊扣當前社會焦點問題、民生問題。所謂“特”，就是注重有別于外地的地方發(fā)展優(yōu)勢、社會歷史傳統(tǒng)、經濟文化資源等方面的資料；所謂“精”，就是要突出重點，立足于大事、要事，著眼于事項、事件的影響和輻射范圍。經瀏覽各省、市、區(qū)地情網站，筆者認為上海市地方志辦公室建設的地情庫和“上海通”網站在欄目設計和資料遴選方面都頗具特色，資料展現了該市厚重的文化底蘊、改革開放的龍頭地位和大上海國際化都市風范。例如：“聚焦上海”、“上海概況”、“大事回眸”、“申江新潮”、“浦東開發(fā)”、“市博園地”、“長三角聯動”、“上海之最”、“名鎮(zhèn)名街”、“名勝古跡”、“漫步申城”、“人物述林”、“海上剪影”等12個欄目都緊扣上海地域特點。其中“聚焦上海”屬于動態(tài)資料，記錄每日發(fā)生的新事、大事、要事，屬于新資料。而“申江新潮”、“浦東開發(fā)”、“市博園地”、“長三角聯動”等欄目涉及上海社會、經濟、文化領域的許多重大課題和社會焦點，有些課題甚至是全國性或國際性課題。而“上海之最”、“名鎮(zhèn)名街”、“名勝古跡”、“漫步申城”、“人物述林”等欄目下面又分出不同的細目，細目之內又列出數量不等的條目，“海上剪影”則收錄了數十幅精美的圖片資料。這些資料的選取和欄目的設置不僅豐富了數據庫的內容，提高了資料的系統(tǒng)性、實用性，也大大提高了網站的點擊率。
三、兼顧為地方志編纂工作服務
地情數據庫和地情網站為地方史志機構主辦，在資料收集和欄目設計方面，應該考慮適當強化行業(yè)服務功能。筆者認為，地情網站應該為本系統(tǒng)提供以下資料和查詢功能：（一）地方志機構簡介和常用通訊聯絡資料；（二）地方志工作動態(tài)；（三）地方志工作文獻（含領導講話、重要文件、業(yè)務規(guī)章）；（四）地方志學術論著（含原著、提要或目錄索引）；（五）地方志工作交流文章；（六）地方志成果介紹和評論；（七）地方刊物；（八）地方志工作大事記；（九）方志館（或資料室）資料目錄索引；（十）地方志成果（含年鑒和其它地情資料）目錄，等等。
四、當前地情網站建設存在的不足
當前地情網站在資料建設和欄目設計方面還存在以下不足：（一）忽視地方志機構占有地情資料的優(yōu)勢。有的地情網站對這方面資料反映得不系統(tǒng)、不全面，甚至有意淡化地方志色彩。筆者認為，地方志機構應該根據自身的工作基礎和社會需求的輕重緩急，突出優(yōu)勢，將占有的大批地方文獻資料以不同形式、分不同層次在網上推介。例如：?。ㄊ小⒆灾螀^(qū)）志可以瀏覽到全文，市（地、州）志可以查閱到目錄，縣（市、區(qū)、旗）志可以看到志目提要等。年鑒、地情出版物和舊志也可以此方式分類、分層次上網。否則，地情網站則失去自身的重要特色。（二）忽視地情動態(tài)資料和地情研究成果的反映。地情網站應該有規(guī)劃、有選擇地去收集這些資料，既可上網為讀者提供服務，也可積少成多，形成專題資料，為修志打下扎實的基礎。（三）忽視對地方志自身工作的服務。地方志網站只有注重對自身工作的服務，才能真正借助網絡技術手段推動地方志事業(yè)的發(fā)展。
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