在過去一段時期內(nèi)資料管理工作常常不被重視，其科學(xué)性、重要性往往容易被人們忽視。資料工作的滯后嚴(yán)重地影響了修志進(jìn)程和志書質(zhì)量，大大降低了資料的利用率，阻礙了資料功能的發(fā)揮。使龐大的地方志系統(tǒng)資源不能被社會所充分利用，而造成浪費(fèi)。傳統(tǒng)的思維方式和運(yùn)作模式已無法適應(yīng)今天的工作環(huán)境。隨著網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和地方志事業(yè)的不斷進(jìn)步，地方志系統(tǒng)已擁有大量方志類、地情類以及綜合類文獻(xiàn)信息，在總結(jié)首輪修志過程中資料管理工作的經(jīng)驗(yàn)與不足的同時，如何提高資料管理水平，充分發(fā)揮其功能，更好地服務(wù)于續(xù)修工作，是值得我們認(rèn)真研究和探討的問題。
一、資料管理工作對續(xù)修的重要性
在首輪修志之初，各地修志機(jī)構(gòu)剛剛建立，由于受到人員、經(jīng)費(fèi)、基礎(chǔ)設(shè)施等因素影響，從很大程度上制約了資料工作的開展，資料的管理功能沒有得到充分發(fā)揮，因此，對修志工作的幫助和促進(jìn)是非常有限的。加之志書資料的來源是社會各部門、各行業(yè)，其信息量大，種類繁多，編輯人員素質(zhì)參差不齊，難免出現(xiàn)一些差錯，給志書質(zhì)量造成了一定影響。僅從資料及管理工作來看，其不足之處：（1）時間跨度大（首輪修志上限可追溯到事物的發(fā)端，下限為1985年前后）。對資料的挖掘、整理力度不夠。尤其是文革期間對資料的沖擊是不言而喻的，許多珍貴的歷史資料遭到嚴(yán)重的破壞，或遺失、或散落民間，給收集工作增加了難度，造成一些歷史資料的斷檔和空白。（2）資料的精確度把握不夠。一方面有些資料在文字表述上不夠精練，冗余度高。而另一面則表現(xiàn)在對某一事物的記載又不夠全面，只重現(xiàn)狀，缺乏歷史資料的記載，有的甚至造成一些資料性失誤，大大降低了志書的資料價值。（3）個別志書在圖片資料的選用上把關(guān)不嚴(yán)，照片的主題不夠鮮明、內(nèi)容也很平庸，反而弄巧成拙，有失志書的莊重和嚴(yán)謹(jǐn)。根據(jù)中國地方志指導(dǎo)小組提出的“今后15~20年續(xù)修一次地方志”的要求，期間資料的收集、整理、保存和利用尤為重要。地方志作為“一方之全史”，館藏資料豐富，且大部分資料是經(jīng)過多年使用和考證了的，較為系統(tǒng)和準(zhǔn)確，作為修志過程中的輔助材料或參考資料是必不可少的。尤其是近年來，全國各省、市、自治區(qū)和部分縣、區(qū)修志機(jī)構(gòu)、廠礦企業(yè)、學(xué)校先后編輯出版了各類《年鑒》、《資料匯編》，更是續(xù)修工作中重要的資料來源，與志書形成互補(bǔ)，突出了時效性。因此，地方志資料管理工作應(yīng)該是修志工作中一項(xiàng)長期的、十分重要的基礎(chǔ)性工作。它既服務(wù)于修志，更要面向社會各階層，提供寶貴的地方志信息資源服務(wù)，為人類的文明、進(jìn)步所利用。本輪修志在時間跨度上相對要短，資料館藏較為充實(shí)，資金的投入和人員結(jié)構(gòu)得以改善，軟硬件設(shè)施也有了很大提高。然而，再先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)也要由人來完成，“管理出效率、管理出精品”，要想充分發(fā)揮資料管理工作在續(xù)修中的作用，就必須加大科學(xué)的管理力度。
二、如何提高資料管理工作水平
資料管理部門要想挖掘自身巨大潛能，提高對續(xù)修工作的服務(wù)水平，就必須借助現(xiàn)代高科技手段，加以科學(xué)的管理方法，提供方便、快捷、準(zhǔn)確的信息查詢檢索系統(tǒng)，逐步拉近與續(xù)修工作的距離。根據(jù)多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以及全國各省、市、自治區(qū)方志館的相繼建立，資料管理工作已逐漸走向正規(guī)化、科學(xué)化、系統(tǒng)化進(jìn)程。它包括資料的收集、整理、科學(xué)的分類、數(shù)據(jù)庫的建立、網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行等等。最終實(shí)現(xiàn)與全國連網(wǎng)，建立數(shù)字地方志、網(wǎng)絡(luò)地方志。
1、地方志文獻(xiàn)信息的收集
文獻(xiàn)信息的收集是館藏的基礎(chǔ)，也是續(xù)修工作中資料的積累。地方志文獻(xiàn)信息具有很強(qiáng)的專業(yè)性，收集時應(yīng)把握其實(shí)用性、完整性、連續(xù)性、以及科學(xué)性原則；同時，筆者認(rèn)為，作為館藏資料的收集在范圍上也可適當(dāng)放寬，增加信息量。這樣，既保證了專業(yè)資料的相對集中又兼顧對輔助材料的需求，豐富了地方志館藏。由于地方志館藏資料既要為修志服務(wù)又要面向社會，收藏對象主要以各類志書（三級志書、專業(yè)志、部門志、山湖志以及舊志等）、年鑒（綜合年鑒、統(tǒng)計年鑒、地方年鑒、部門年鑒和企業(yè)年鑒等）、歷史類、社科類著述及文獻(xiàn)匯編為主，兼顧其它。就安徽省地方志辦公室藏書為例，館藏量達(dá)2萬余冊，方志類及地方文史資料藏書約占館藏量的2/3。其中，舊志175種，約占國內(nèi)現(xiàn)存安徽舊志總數(shù)的40%。同時，為了加強(qiáng)省際交流，已與23個兄弟省市（北京、天津、河南、河北、遼寧、黑龍江、吉林、湖南、湖北、江蘇、山東、青島、山西、江西、四川、云南、貴州、浙江、廣東、福建、海南、新疆、青海）建立了省志和期刊的交換關(guān)系。并有計劃地購置全國各省地市縣志（首批已購置了全國部分省會城市、文化名城以及在全國較有影響的地市縣志）。隨著網(wǎng)絡(luò)資源的應(yīng)運(yùn)而生，網(wǎng)上采集也是不容忽視的一項(xiàng)重要的資料來源，其信息量大、更新速度快、且簡便易得。
2、圖書管理軟件的應(yīng)用及資料整理
為了便于資料管理和館藏信息的網(wǎng)上查詢，圖書的分類和著錄是不可或缺的。其功能和作用：前者是根據(jù)文獻(xiàn)反映的學(xué)科內(nèi)容和顯著屬性，分門別類地、系統(tǒng)地組織與揭示文獻(xiàn)的一種方法。后者為全面揭示館藏文獻(xiàn)的內(nèi)容特征和形態(tài)特征，指導(dǎo)讀者了解圖書內(nèi)容、選擇自己需要的圖書。另外也是宣傳圖書、指導(dǎo)閱讀以及讀者檢索文獻(xiàn)的重要工具。筆者在曾經(jīng)撰寫的《地方志文獻(xiàn)信息的現(xiàn)代化管理與運(yùn)用》（《上海志鑒》2002年第5期）一文中有過論述，這里就不再贅述了。圖書管理軟件的運(yùn)行改變了舊的工作環(huán)境（目錄管理也可在大型數(shù)據(jù)庫里設(shè)置目錄庫）。它便于圖書信息的網(wǎng)上發(fā)布、查詢、登記、以及統(tǒng)計等方面工作。以往，我們想找一本不常用的圖書，常常要在卡片盒里折騰半天，然后還要辦理登記手續(xù)，耗時費(fèi)力。本系統(tǒng)之間的館藏信息查詢也不夠順暢，造成一些工作上的不便。目前，國際上大中型圖書館統(tǒng)一采用的是“機(jī)讀目錄”（MARC），它便于計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)識別。網(wǎng)上瀏覽、查詢方便快捷，無須再花太多時間在卡片盒里霧里看花。現(xiàn)在市場上有關(guān)“圖書管理軟件”的種類很多，從功能上可分為單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版，其性能各有所長，價格也有一定差異，選擇余地較大，我們可以根據(jù)自己的需求選購適合自己的管理軟件。
資料整理是資料管理工作中一個十分重要的組成部分，也是管理過程中的高級階段，它是對資料進(jìn)行再利用或二次開發(fā)（亦可將它們作為大型數(shù)據(jù)庫里的專題庫使用）。從根本上改變了過去資料管理工作只注重收藏、管理，而不生產(chǎn)信息產(chǎn)品的運(yùn)作模式，從而提高了服務(wù)檔次，拓寬了服務(wù)項(xiàng)目，其主要包括：（1）舊志整理：此項(xiàng)工作必須邀請一些有過古籍整理經(jīng)驗(yàn)的專家學(xué)者共同參與。通過對歷代方志叢書的比較、鑒別，確定善本作為底本和校對本，進(jìn)行標(biāo)點(diǎn)、校勘、考證，以新版式重新印刷出版。（2）專題資料整理：顧名思義，根據(jù)需要確定一個主題，通過各種渠道收集大量有關(guān)信息重新排列組合，形成有序文獻(xiàn)。（3）網(wǎng)絡(luò)信息整理：是通過網(wǎng)絡(luò)采集大量文獻(xiàn)信息，加以分析研究，重新分類入庫。另外，資料整理工作還具有很好的市場發(fā)展前景，它可以獨(dú)立成書、也可制作成電子讀物或以網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布。[Page]
3、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站建設(shè)
數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，給地方志事業(yè)插上了騰飛的翅膀。將網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)引入資料管理工作，是現(xiàn)代化管理的必然。將豐富的地方志信息資源分類入庫，通過網(wǎng)絡(luò)與本系統(tǒng)及兄弟省份、相關(guān)部門的計算機(jī)連接，實(shí)現(xiàn)資源共享。提供方便快捷的查詢、傳輸系統(tǒng)，從而達(dá)到資料的有效利用。為續(xù)修工作創(chuàng)造良好的信息資源環(huán)境。而數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項(xiàng)繁重的基礎(chǔ)工程,僅有硬件設(shè)施是不夠的，數(shù)據(jù)的管理必須要有后臺數(shù)據(jù)庫軟件的支撐，其結(jié)構(gòu)和類型很多：有層次數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)狀數(shù)據(jù)庫、關(guān)系數(shù)據(jù)庫等。其容量可分為大、中、小型。目前，關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用較為普及，技術(shù)也相當(dāng)成熟，它可以靈活、動態(tài)地連接數(shù)據(jù)，具有獨(dú)立性高、數(shù)據(jù)冗余度低、存取修改更為方便等特點(diǎn)。根據(jù)地方志資料特性和一些省份的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫軟件的基礎(chǔ)上二次開發(fā)，將更加有利于方志類文獻(xiàn)信息的管理和使用。另外，省情數(shù)據(jù)庫的內(nèi)部結(jié)構(gòu)大體可分為基礎(chǔ)庫（館藏信息的總和）、專題庫（可以形成獨(dú)立檢索點(diǎn)的文字信息）、目錄庫（提供館藏目錄的查詢、瀏覽）、拾遺庫（網(wǎng)羅在其它庫不便于收藏的信息，如報刊新聞、網(wǎng)絡(luò)信息等）等幾部分組成?？蛻舳丝赏ㄟ^各種檢索途徑對庫存信息進(jìn)行全文檢索、多庫檢索、關(guān)鍵詞檢索，以及多種檢索形式，實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源的采集利用。
網(wǎng)站建設(shè)可由點(diǎn)到面，逐級完善。現(xiàn)在許多省、市都提出數(shù)字化城市和寬帶網(wǎng)建設(shè)工程，政府部門的“黨政信息網(wǎng)”早已建成開通，地方志信息網(wǎng)站的開通和互連是地方志事業(yè)發(fā)展使然，其作用是為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫信息在互聯(lián)網(wǎng)上web發(fā)布和信息反饋、加強(qiáng)與外界聯(lián)系、開展網(wǎng)上論壇活動等等。由于地方志是資料性工具書，因此，重點(diǎn)突出地方志風(fēng)格和個性化設(shè)計是我們網(wǎng)站成功的保證。提前籌劃、提前準(zhǔn)備是每項(xiàng)事業(yè)成功的基礎(chǔ)。目前，社會上有很多從事資料管理和計算機(jī)專業(yè)的有識之士對地方志網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫提出了許多寶貴的建設(shè)性意見。其中，不乏有好的設(shè)想和方案，總之，仁者見仁。地方志數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站的運(yùn)行將極大地改善了資料的收集、整理和利用，提高了服務(wù)檔次，更加貼近與續(xù)修工作，為資料的充分利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三、如何加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)和資料信息交流
人員素質(zhì)決定著各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的速度和水平。隨著續(xù)修工作的穩(wěn)步推進(jìn)和信息技術(shù)的不斷提高，培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高效率的資料管理人員隊(duì)伍勢在必行。第一、加強(qiáng)內(nèi)部管理。由于過去管理機(jī)制的不健全，目標(biāo)、責(zé)任不明確，加之長期以來在資料管理工作中形成的松散習(xí)慣，致使資料管理水平及工作效率低下。只有加強(qiáng)內(nèi)部管理與監(jiān)督機(jī)制、制定目標(biāo)責(zé)任制、實(shí)行獎懲制度，才能從根本上改變舊的面貌。第二、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。知識的陳舊阻礙著現(xiàn)代化管理的發(fā)展速度，現(xiàn)代管理技術(shù)對資料管理人員的要求又在不斷提高。嚴(yán)格來說，一名優(yōu)秀的地方志資料管理人員應(yīng)該具備一定的地方志專業(yè)理論知識和圖書管理知識，以及計算機(jī)應(yīng)用能力。這就須要我們不斷加強(qiáng)專業(yè)理論學(xué)習(xí)，組織、舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)。其中，一方面組織管理人員，通過志書、年鑒資料的研討會、評議會、經(jīng)驗(yàn)交流會等形式，幫助了解地方志特性，掌握它的一般性規(guī)律，從根本上提高對方志資料的挖掘和整理能力。另一方面有計劃的選派相關(guān)人員，參加圖書館、計算機(jī)專業(yè)舉辦的各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，逐步提高現(xiàn)代化管理的理論水平和實(shí)際操作能力，從而保證管理工作的先進(jìn)性。第三、轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識。觀念的守舊制約著現(xiàn)代化管理的發(fā)展水平。過去，人們對資料管理工作沒有一個正確的看法，認(rèn)為只是簡單地收藏和管理，工作缺乏挑戰(zhàn)性和創(chuàng)造性。隨著信息化建設(shè)的快速推進(jìn)，管理技術(shù)的不斷提高，信息產(chǎn)業(yè)化框架逐步形成，迫使我們必須轉(zhuǎn)變舊的思想觀念，樹立信心。重新認(rèn)識資料管理工作的科學(xué)性、重要性及先進(jìn)性，才能保證現(xiàn)代化管理工作的順利進(jìn)行。[Page]
同時，筆者通過多年實(shí)踐認(rèn)為，區(qū)域間的協(xié)作也是至關(guān)重要，過去，由于受經(jīng)費(fèi)等因素限制，這方面工作較為薄弱，閉關(guān)自守，只能使腳下的路越走越窄，近年來，省際間的交往似乎有所加強(qiáng)，但實(shí)質(zhì)性的資料信息交流、技術(shù)研討仍不近人意，沒有大的改變。建議：地方志系統(tǒng)應(yīng)組織一個由資料管理人員組成的、相對穩(wěn)定的資料交流網(wǎng)絡(luò)。各省由省一級地方志辦公室資料部門牽頭組織，全國由中國地方志指導(dǎo)小組牽頭組織。負(fù)責(zé)資料信息交流，加強(qiáng)資料研究。每年可舉辦一次資料交流研討會（過去曾舉辦過，后不知何故停辦），增進(jìn)相互了解，更好地提高資料管理水平。
綜上所述，只有認(rèn)識到位、管理到位，不斷研究、努力創(chuàng)新，才能真正提高資料的現(xiàn)代化管理水平。反之，管理只是一句空話，沒有資料管理工作，資料則是雜亂無章的，良好的資源環(huán)境必將使續(xù)修工作取得豐碩的成果。
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