一 方志資料的作用
?。ㄒ唬┵Y料性是方志的基本特征
胡喬木指出：“我們編出來的書是一部樸實的、嚴謹?shù)?、科學的資料匯集?！盵1]歷史學家周谷城也認為：“志之重要，在于資料?！盵2]《地方志工作條例》將地方志界定為：“全面系統(tǒng)地記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟、文化和社會的歷史與現(xiàn)狀的資料性文獻?！钡胤街緯热皇恰百Y料性文獻”，方志資料自然是至關(guān)重要的。
地方志的特征甚多，包括地方性（區(qū)域性）、時代性（現(xiàn)代性、詳今性、歷史性、階段性、階級性等）、廣泛性（連續(xù)性、繼承性、全面性、系統(tǒng)性、綜合性、體系性、專業(yè)性、社會性、整體性等）、科學性（可靠性、真實性、史鑒性、思想性、權(quán)威性、規(guī)律性、著述性、紀實性等）、資料性（實用性、多用性、客觀性等）。但基本特征沒有幾種，資料性就屬于基本特征之一。
（二）搜集資料是方志編纂的基礎(chǔ)
編纂志書，框架設(shè)計是重要的。篇目制訂之后，首要任務(wù)就是搜集資料。一部地方志書的編纂，一般都要經(jīng)過籌備發(fā)動、設(shè)計篇目、搜集資料、編寫長編、撰寫志稿、總纂合龍、評議修改、審定出版等程序。搜集資料是修志必不可少的一個階段。資料是志書的基礎(chǔ)，是修志的先決條件。方志學家黎錦熙在談到志書編寫時曾說：“修志首務(wù)，在使材料充實”，“凡欲纂著一書，必先搜集材料，劇而秉筆，妙手空空，一籌莫展，操瓢之士，諒皆有此經(jīng)驗矣?！盵3]但搜集資料是一項艱巨的工作。章學誠曾經(jīng)說過修志有五難：清晰天度難，考衷古界難，廣征藏書難，調(diào)劑眾議難，預(yù)杜是非難。[4]這五難中的二、三兩難都屬于資料搜集方面的困難。首輪修志，搜集資料也有幾難，如難在歷史久遠，難在面廣量大，難在收藏分散，難在殘缺不全，難在追根究底，難在創(chuàng)編始編。第二輪方志資料的搜集可能要比首輪容易一點，因為事情發(fā)生的時間比較近，當事人一般還健在，檔案保存得比較完整，各地都編有年鑒。但是，二輪修志搜集資料也有艱難之處，除了面廣量大等一般困難外，最大的困難是實行市場經(jīng)濟后，原來由政府統(tǒng)一部署各行業(yè)進行修志的現(xiàn)象不復(fù)存在，一個部門基本管一個行業(yè)的格局已經(jīng)被打破，許多資料必須自行查尋。
從編纂地方志的實際來看，相當多的時間，甚至可以說是多數(shù)時間是用在了資料的搜集和考證之上。從修志的過程來說，搜集資料，看起來只是七八個編纂階段之一，但實際卻貫穿于修志全過程。因為在編寫志稿、聽取意見、評議審閱、反復(fù)修改甚至是出版付印階段，仍不停地在進行資料的補充、審核等工作。這是一項基礎(chǔ)性的工作，無法逾越，也不能馬虎。有些修志人員急于求成，資料尚未真正見底，就動手去寫志稿，甚至倉促出書，結(jié)果往往事倍功半，有的不得不重起爐灶。因此，“要修志，先搜資”，可以說是一條基本規(guī)律。
?。ㄈ┓街举Y料是發(fā)揮方志功用的保障
地方志書具有“存史、資治、教化”的基本功能。中國地方志指導(dǎo)小組《新編地方志工作暫行規(guī)定》中曾明確指出：“新方志應(yīng)當系統(tǒng)地記載地方自然和社會的歷史與現(xiàn)狀，為本地社會主義現(xiàn)代化建設(shè)提供有科學依據(jù)的基本狀況，以利于地方領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)從實際出發(fā)，進行有效決策。新方志可以積累和保存地方文獻，促進科學文化事業(yè)的發(fā)展，提供便于查考的、實用的系統(tǒng)資料，有助于各行各業(yè)全體干部、職工提高專業(yè)知識和文化水平。新方志可用以向各級人民進行愛國主義、共產(chǎn)主義和革命傳統(tǒng)教育?！睂嶋H上就是地方志的基本功能問題。而“存史”，則是“資治”、“教化”的前提和保障。沒有“存史”，也就不可能“資治”和“教化”。地方志的功用，是通過地方志中的資料來實現(xiàn)的。首輪新方志的編纂實踐已經(jīng)證明了這一點。
廣西壯族自治區(qū)上林縣大明山林區(qū)，1958年后幾條發(fā)源于大明山的河流水量日漸稀少，干旱等自然災(zāi)害日趨增多。編纂《上林縣志》時找到了有關(guān)的考察報告，弄明其根本原因是對森林亂砍濫伐、盲目開荒等所致?？h志中遂設(shè)“大明山林區(qū)”專章加以記述?？h里領(lǐng)導(dǎo)看到志稿以后，迅即查處亂砍濫伐事件，并組織護林隊保護山林，采取飛機播種等方式造林10多萬畝。地方志的資料，起到了保護自然環(huán)境的作用。江蘇省《武進縣志》在編纂“黨團志”、“人物志”時，查清了10多位同志的歷史，有關(guān)部門根據(jù)這一情況一一為這些同志進行了平反昭雪。中國共產(chǎn)黨早期革命活動家董亦湘即是其中之一。董亦湘1922年即加入中國共產(chǎn)黨，30年代在蘇聯(lián)莫斯科大學列寧學院學習、任教時，突遭王明宗派集團誣陷、迫害，屈死于蘇聯(lián)獄中?？h志辦公室經(jīng)一年多深入調(diào)查，弄清了事實真相。中央有關(guān)部門根據(jù)這些資料，進行了調(diào)查和甄別，最終批準董為革命烈士，陳云同志還專門為董亦湘紀念碑題了詞。
（四）方志資料是方志質(zhì)量的基本保證
一部志書的優(yōu)劣，是有一定質(zhì)量標準的。而眾多標準中，最基本的應(yīng)該是資料標準。如果一部志書中的資料有出入甚至虛假，其他方面即使再好，也不可能是一部質(zhì)量合格的志書。新方志要求做到思想性、科學性和資料性相統(tǒng)一。如果資料不準確，資料標準不合格，就難以做到志書的思想性和科學性。所以，要想編出高質(zhì)量的志書，必須從搜集高質(zhì)量的資料著手。
二 方志資料的定位
方志資料的定位一定要準確。在方志資料的問題上，有兩種錯誤傾向需要注意：一是對方志資料的存史價值重視不夠，片面強調(diào)不能超過某個篇幅指標；二是把志書當成一個筐，什么東西都往里面裝。因此，必須有個恰當定位，方志資料既要翔實齊全，又要詳略有度。
?。ㄒ唬┓街举Y料必須翔實齊全
首輪修志曾經(jīng)對各種志書的篇幅有過規(guī)定。實踐的結(jié)果，有的照規(guī)定做了，有的則沒有照規(guī)定做。一般來說，較早的一批志書篇幅較小，中后期出的志書篇幅較大，區(qū)別就在于方志資料的多寡。主張“方志貴精”者編出來或指導(dǎo)編出來的志書篇幅較小，主張“資料貴詳”者編出來或指導(dǎo)編出來的志書篇幅較大。按照《地方志工作條例》的要求，地方志書是“全面系統(tǒng)”的資料性文獻，則方志資料必須翔實齊全。
1．應(yīng)該統(tǒng)合古今
對于一般方志（沒有“古”的內(nèi)容的續(xù)志另當別論），它應(yīng)該是條原則。首輪有些志書為求“簡潔”，“古”的資料在志書中偏少。如有一部志書記渡口，只說“民國時期，全縣有渡口45處”。但這些渡口叫什么名字？主要渡口是哪幾個？哪幾個是在民國之前就已經(jīng)存在？諸如此類的問題都沒有寫清楚。這不能叫“簡潔”，而是簡單化。
2．注意較多地保存宏觀性的資料
方志資料是分層次的，其中應(yīng)該有各個層次的資料。但志書往往注意搜集具體的資料而容易忽視宏觀的資料，采用分志并列體的志書更容易出現(xiàn)此種情況。究其原因，層次較低的、具體的資料容易搜集，而層次較高的、完整的資料較難搜集。由于沒有現(xiàn)成的資料，因此需要搜集者進行必要的歸納和匯總后才能得到。但對于一部志書來說，人們首先感興趣的是宏觀資料，因為只有宏觀資料才能代表一個地方的整體發(fā)展水平。
3．應(yīng)該有基本的統(tǒng)計數(shù)據(jù)
統(tǒng)計數(shù)據(jù)不能只有下限年一年的數(shù)據(jù)。首輪志書編纂，有的是簡單地引用年鑒的相關(guān)數(shù)據(jù)，資料缺漏實在太多，一部高質(zhì)量的志書不能沒有齊全的基本統(tǒng)計數(shù)據(jù)?！盎窘y(tǒng)計數(shù)據(jù)”就是志書所記述的對象本身（不是下轄單位）的一些重要數(shù)據(jù)，比如面積、人口、耕地、國內(nèi)生產(chǎn)總值（GDP）、三次產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)值、工商各稅、財政收支、基礎(chǔ)設(shè)施、文教衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展等，這些重要資料都應(yīng)齊全。
4．重要的問題應(yīng)該詳記
以首輪修志來說，一個地方地主剝削農(nóng)民的情況應(yīng)該是個重要的事情，有的志書寫了幾千字；有的志書卻只寫了100多字，內(nèi)容就顯得單薄。
5．具有特色的人、事、物宜濃墨重彩
為防止出現(xiàn)“千志一面”，志書編纂一般都強調(diào)多寫有地方特色的事物。記鄉(xiāng)鎮(zhèn)，是縣志的一大特色，有的縣志用了數(shù)萬文字的篇幅去記；有的縣志卻只寫了三四千字（平均每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)只有一二百字），這就沒有突出作為“縣”自身的特色。
6．事情的來龍去脈應(yīng)該理清楚
如果記述不清楚，對于地方志來說是嚴重缺失。如有部志書這樣寫道：“本縣燒制磚瓦歷史悠久。建國初期，磚瓦業(yè)生產(chǎn)從個體轉(zhuǎn)向合作社集體經(jīng)營。”這就語焉不詳，“歷史悠久”到底久到何時？有些什么磚瓦廠？如果這些資料缺失，志書就等于沒有“縱寫歷史”。
?。ǘ┓街举Y料應(yīng)該詳略有度
第二輪新方志的編纂，資料“丟三落四”的情況已經(jīng)有了明顯改觀。但也出現(xiàn)了另外一種傾向：志書越編越詳，篇幅越編越長；志書中的各種文獻性附錄越編越多，有的篇章甚至跟正文不相上下；記述部門工作如數(shù)家珍，越來越細，唯恐漏了、少了本單位的政績；記了本級的事情還要記轄屬單位甚至是最基層單位的事情，有的還要把與己無關(guān)的事情拿來記上。等等。如果這樣去編，志書的部頭肯定會越來越大，而且毫無實用價值。
改革開放以后，中國的社會生活五彩繽紛，許許多多前所未有的事物如雨后春筍般出現(xiàn)。地方志記述的內(nèi)容應(yīng)該與時俱進，這些內(nèi)容勢必要寫入二輪志書。志書應(yīng)該收錄有用的資料，特別是社會生活中自然形成的各種資料。
第一，記述要有層次感，要明確自己的記述對象。章學誠指出，修一部志書，先要進行“辨體”。何為“辨體”？就是要搞清楚一部志書的記述對象，哪些是應(yīng)該記的，哪些是不應(yīng)該記的。比如，一個省的首腦機關(guān)在某個城市的某個區(qū)，作為這個區(qū)的志書，省級首腦機關(guān)的組成情況，書記、省長的介紹等，是用不著去記的，所以也不必去搜集資料。反過來，這個省的省志，也用不著對這個區(qū)的情況去作詳細記載。如果省志去詳記區(qū)的情況或區(qū)志去詳記省的情況，都屬于詳略失度，志書的篇幅也必然大幅膨脹。第二，志書中附錄性的資料要認真挑選，不宜過多。二輪修志中可以入志的資料很多，如重要的文獻資料原件、各種調(diào)查報告、經(jīng)濟活動中簽訂的重要協(xié)議、有關(guān)的著作論文、各種各樣的排行榜等。但收錄得太多、太濫，志書就會變成文件匯編、論著匯編、調(diào)查報告匯集。因此，正確的態(tài)度，一是要有這樣的資料，二是入志時要進行嚴格挑選。這種資料如果很豐富，可以另編資料匯編。第三，搜集資料要“按圖索驥”?！皥D”，指的就是志書的篇目。第四，統(tǒng)計資料要有取舍。一些重要事情，統(tǒng)計資料必須有歷年數(shù)據(jù)；一般事情，可以用有代表性的統(tǒng)計數(shù)據(jù)或下限年的數(shù)據(jù)。什么事情都用若干年數(shù)據(jù)，就會造成“不系統(tǒng)齊全”；而都用歷年數(shù)據(jù)，則志書的篇幅必然失控。
注釋：
[1]胡喬木：《在全國地方志第一次工作會議閉幕會上的講話》，載《中國地方志》1987年第1期。
[2]周谷城給《湖南地方志》的題詞。
[3]黎錦熙：《方志今議》。
[4]參見（清）章學誠：《文史通議》。
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