一 方志資料的主要種類
?。ㄒ唬n案
檔案是歷史活動的真實記錄，不僅內容極其豐富，而且可信程度較高。歷代史官編史主要靠的就是檔案資料?？鬃印暗冒俣畤鴮殨倍抻啞洞呵铩?，司馬遷“代為史官，親掌圖籍”而編成《史記》，班固任蘭臺令史，“選擇前書，綴集所聞，以為《漢書》”。隋唐后，凡全國性圖經史志，均離不開官方秘閣的檔案資料。無論首輪修志還是二輪修志，同樣必須依靠各級檔案部門的資料，要得到各級檔案部門的全力支持和配合?！?/p>
檔案資料中有的是外文資料，需要組織人力進行翻譯。還有另外一種情況，就是有一些少數民族文字的檔案，由于缺乏專門人才，有大量資料無法譯成漢字而加以利用。如滿族文獻，據介紹約有200多萬件（冊），已經整理的只有1.5萬件?！?/p>
?。ǘ﹫D書資料
圖書資料，特別是地方史志圖書，是歷代社會生活的記載。圖書是修志資料的又一重要來源。現在出版的圖書浩如煙海，據1999年卷《中華人民共和國年鑒》統(tǒng)計，僅1998年全國出版的圖書就達130613種。編纂方志，可以從中挑選所需要的內容。
?。ㄈ﹫罂Y料
報刊資料是人類各種活動的記錄，內容極其豐富，涉及政治、經濟、文化、社會等各個領域的歷史情況，是地方志應該搜集的重要資料。首輪修志時，地方檔案部門歷史資料相當缺乏，因此許多志書資料來源于各種報刊，特別是報齡比較長的《申報》等報刊。現在雖然檔案比較齊全，但仍然離不開報刊，因為報刊有檔案不可替代的作用?！?/p>
?。ㄋ模嵨镔Y料
實物資料，是指保存至今具有資料價值的各種歷史實物。這種實物很多，也很有價值?！?/p>
1．遺址、遺跡。像古文化遺址、革命斗爭遺址、古戰(zhàn)場遺址?！?/p>
2．舊居、遺物。像名人故居、出土文物、歷史文物?！?/p>
3．圖片、照片。圖片古已有之，照片存世才一百多年的歷史。這是形象的資料，非一般資料可比。舊志中照片很少，許多人、事、物都只能憑想象而看不到廬山真面目。
4．原始憑證、票據?！?/p>
5．古建筑。中國的古建筑留存下來的較少，原因是大多為磚木結構，在歷史的長河中容易毀壞。
6．金石碑刻。由于自然的原因，中國的古文物保存比較少，而金石碑刻，保存的時間比較長，蘊藏著豐富的資料?！?/p>
（五）口述資料
也稱口頭資料、“口述史”，是一種以口頭流傳方式保存下來的歷史資料。其特征是存儲在人們的記憶里或流傳在群眾的口頭，并未整理成文字資料。此種資料若不注意抓緊搜集，就有可能“跑掉”，因此通常也被稱為“活材料”?！?/p>
通過調查、訪問搜集歷史資料古已有之。如：孔子所著《春秋》，追述唐、堯、虞、舜的歷史，所用便是口頭資料。儒家十三經中的《尚書》、《詩經》、《左傳》、《論語》、《孝經》、《爾雅》、《孟子》等也是口頭傳授再整理而成的作品。司馬遷所著《史記》，也引用了大量的口頭資料。如《史記·魏世家》寫到：“吾適大梁之墟，墟中人曰：‘秦之破梁，引河溝而灌大梁，三月城壞，王請降，遂滅魏?！边@段文字就是依據口述資料寫成的。國外的《荷馬史詩》、《馬可波羅游記》等也均是口頭歷史的產物?！?/p>
口述資料，以內容來分，不外乎以人為主、以事為主和以物為主三種。以人為主的，又有自述和他述兩種?？谑鲑Y料，還可以分成當事人口述、知情人口述、旁觀者口述和熱心傳播者口述四種不同情況。
口述資料的價值非常大，主要體現在：（1）口述資料一般可讀性較強；（2）記錄歷史比文字資料更加廣泛；（3）記錄歷史的方法比文字資料更加多樣；（4）記錄歷史比文字資料更加具體；（5）記錄歷史比文字資料更加生動；（6）與文字資料相配合后，記錄歷史更加完整；（7）比文字資料更加通俗易懂；（8）個性化明顯?！?/p>
搜集地方志資料一定要注重搜集口述史資料。朱佳木曾指出：歷史領域和地方志編修中的當代部分，特別需要口述史。
運用口述資料一定要進行認真考證，不可輕信。有一部鎮(zhèn)志，記述明代一位抗倭志士（是位太學生）的事跡，說他募兵300人，并在當地一座叫做連筆華橋的地方與倭寇激戰(zhàn)，倭寇被那太學生打得“落花流水，潰不成軍”。但查閱當地縣志，明確記載“明史有傳”，在那次戰(zhàn)斗中，那太學生“寡不敵眾，不幸戰(zhàn)死”。是什么原因造成這一差錯的呢？原來，編寫人員沒有依據縣志，而是根據太學生后裔的口述資料。后裔們總想把祖宗說得更加“高大”些，遂造成這一差錯?？梢姡诶每谑鲑Y料時，必須盡量利用文字資料進行佐證?！?/p>
?。┡f志資料
我國的二十五史等史書，資料豐富。但地方上的史料，在二十五史中是很難見到的，除非這個地方歷史上出過大名人，發(fā)生過在全國有影響的大事情。地方上的史實，主要靠地方志來記載和保存。要了解地方上的舊資料，主要還是靠舊方志提供。舊志中的資料是很多的，無論是建置方面、地理方面還是經濟方面，都有大量的史料。如經濟方面，無論是農業(yè)、工業(yè)還是商業(yè)、物產等，都可以查到許多有用的資料。
?。ㄆ撸┙y(tǒng)計資料
統(tǒng)計資料，也就是數據資料，主要見諸各種統(tǒng)計表格之中。方志編纂離不開統(tǒng)計資料，統(tǒng)計資料已經成為地方志中絕不可少的有機部分。列寧曾經說過，統(tǒng)計是認識社會的最有力武器之一。毛澤東也曾說：要胸中有數，要懂得注意事物的數量方面，懂得注意基本的統(tǒng)計，主要的百分比。統(tǒng)計資料的作用是很大的，它具有綜合概括、省約文字、完備體例、保存史料、科學規(guī)范等多種作用。1984年1月6日，國務院在關于加強統(tǒng)計工作的決定中指出：“不善于運用統(tǒng)計數據來研究問題指導工作，這種情況必須改變。”注意搜集并運用統(tǒng)計資料，是地方志編纂史上的一個優(yōu)良傳統(tǒng)，應該予以繼承和發(fā)揚。
?。ò耍┮粝瘛?/p>
在照相機沒有發(fā)明之前，地方志中不可能有照片資料；在留聲機、磁盤沒有產生之前，地方志中也不可能有多媒體資料。如今，隨著錄音、錄像、數碼照相、特技攝影等的誕生，音像資料越來越多。許多地方建立起專門的音像資料館。1998年，全國共有音像電子出版單位293家，全國全年出版錄音制品8148種，其中盒式錄音帶（AT）6262種、11234.14萬盒，激光唱片（CD）1886種、748.99萬張。全年出版錄像制品8990種，出版數量5956.71萬盒（張），其中包括盒式錄像帶（VT）3418種、183.12萬盒；激光視盤（LD）15種、2.82萬張；數碼激光視盤（VCD）5557種、5770.77萬張。一年的音像資料就如此之多，總量就更加可觀。而且，二輪方志除紙質志書外，一般都制作有光盤等音像讀物，所以音像資料已經成為方志資料的重要組成部分。
（九）網絡資料
網絡資料是二輪修志中出現的新內容?，F在，許多部門和單位都有自己的網絡，也就是資料庫。比如，現在各級政府都有政府網站，有關單位也有門戶網站。通過網上查找搜索，就可看到自己所需要的資料。從網上下載下來，便是資料。當然，也須進行嚴格的核查，以確保其真實性。
（十）其他
對修志有用的資料，還有許多。如手稿、書信、日記等私人著述資料，家譜資料，學校同學通訊錄，私人保管的工商實業(yè)資料等。只要對修志有用，都要注意搜集。特別是譜牒資料，甚為重要，它與正史、方志一起，構成了中國宗法社會的三大文化支柱。所以，修志人員不能輕視它，應把它看作方志資料的重要組成部分。
二 方志資料的搜集步驟
?。ㄒ唬M訂搜集資料的提綱
搜集資料提綱的擬訂與方志篇目的設計，兩者之間有聯系，也有區(qū)別。搜集資料的提綱，是在方志篇目的基礎上擬定的。不能脫離篇目自搞一套。但只有方志篇目而沒有搜集資料的提綱也不行。篇目只是一棟建筑的平面設計藍圖，搜集資料提綱則是建造房屋前后勤部門的采購計劃，是所需建筑材料的清單。提綱比篇目詳細得多。有了提綱，修志人員就可以“按圖索驥”去搜集資料。比如人物卷中的傳記部分，方志篇目中至多列到傳主姓名，而搜集資料的提綱，則可以細列其別名、籍貫、出生年月、文化程度、主要簡歷、主要事跡等?！?/p>
?。ǘ┟鞔_人員的分工
搜集資料要進行分工，責任到人，不能一哄而上。搜集資料若不明確分工，不僅無法調動編纂人員的工作積極性，而且會事倍功半，或者重復，或者缺漏。搜集資料是“出去一把抓，回來再分家”，還是專人承包？一般來說以后者為好。編輯人員是有采有編，還是采編分離？首輪新方志編纂的經驗說明，除一些文字水平實在難以勝任的撰稿者外，還是采取采編合一為好。有了責任，也就有了積極性，事情才會做得好。
?。ㄈ﹨^(qū)分先后緩急
搜集資料應該對先后緩急適當加以區(qū)分。首輪修志中對搜集資料的步驟有過“三先三后”、“五先五后”等說法。所謂“三先三后”，就是“先內后外、先近后遠、先活后死”。所謂“五先五后”，就是“先內后外、先近后遠、先易后難、先急后緩、先全面后難點”。也有的地方把“先易后難”改成為“先合后分”，意思就是“出去一把抓，回來再分家”。這兒的“內”指的是本單位、本地區(qū)，“外”指的是外單位、外地區(qū)。這兒的“死”指的是文字資料，“活”指的是口頭資料。對此，有人不以為然，認為搜集資料無須分什么先后，只要去搜集就是了。事實上，適當講一點先后緩急并無壞處。比如，有的資料自己家中有，又何必再跑到別人家去搜集呢？有的口頭資料若不抓緊去搜集，可能等你想到再去搜集時，也許永遠搜集不到，因為被采訪對象已經謝世了。有的疑難資料一時難以搜集到手，若去鉆牛角尖，結果事倍功半，而如果先掃清外圍，再去攻碉堡，也許不覺得特別困難。特別要注意的是，搜集資料時，切不可丟下“面”，也就是丟下進度不管，執(zhí)意去攻碉堡。當然，在搜集資料的過程中，誰先誰后也不是一成不變的，要根據具體情況靈活運用?！?/p>
三 方志資料的搜集途徑
?。ㄒ唬┎殚啓n案（包括縮微膠卷、外文資料等）
到檔案館去查檔應該是搜集資料最基本的方法，也是首先要做的事情。清理文獻檔案是搜集資料的起步工作。檔案館里有大量編纂志書所需要的資料，先到檔案館查閱資料，可以保證搜集資料的工作順利開展，避免走彎路。大量的篇章，經過查檔，可以得到所需資料的基本部分，為日后編寫資料長編或初稿奠定基礎。檔案的數量驚人，這就需要找個“向導”，即檔案館的卷宗目錄。比如，有個縣的檔案館有檔案全宗107個，88755卷，排架長達865米。如此多的原始檔案，不看目錄是無法查尋的。目錄頁就是檢索檔案的工具。這些目錄，有的是本子，有的是卡片，總共有44種目錄（或卡片），536冊。內容有民國檔案的目錄、現行檔案開放目錄、土改檔案目錄、檔案工作文件索引、機構建立專題卡片、干部任免專題卡片、復退軍人名單目錄、生產技術檔案目錄、科學研究檔案目錄、基本建設檔案目錄、各種地圖專門目錄、照片檔案目錄、錄音錄像檔案目錄、省市先進和勞動模范名冊、企業(yè)開業(yè)歇業(yè)專題目錄等，涵蓋了該縣方方面面的資料。有了檔案目錄這個“向導”，查檔工作就比較方便?！?/p>
（二）查閱書刊
書刊是歷代文人學者著述的結晶，里面有大量可供修志工作利用的資料。修志人員在查檔同時或者之后，應該抓緊從書刊中搜集有用的資料。查閱中國古書，可資利用的目錄書有《四庫全書簡明目錄》、《中國叢書綜錄》、《販書偶記》、《販書偶記續(xù)編》、《古籍目錄》等。查閱1949年以來的圖書，有國家版本圖書館所編的《全國總書目》、《全國新書目》等。查閱舊方志，則有《中國地方志聯合目錄》等?！?/p>
?。ㄈ┎稍L、座談
搜集地方志資料，除文字資料外，必須注意搜集口頭資料，這就需要進行采訪、座談活動。采訪，就是修志人員自己走出去，拜訪當事人或知情人，并做好記錄或錄音工作。采訪必須要有準備。有準備才能提得出問題，才能提得準問題，才有可能由此及彼、順藤摸瓜地擴大資料線索。所謂“有準備”，就是采訪之前要列出詳細的采訪提綱，初步熟悉一下與采訪有關的人和事。有了詳細的提綱，采訪就可以多角度地提出問題，不至于兩三個問題后就無話可談了，影響采訪的效果。初步熟悉你所要了解的人和事，與采訪對象交談時，就能擴大交談面，深挖細找所需要的有關資料。無論是采訪還是座談，必須尊重被采訪者的原話如實記載，不可自以為是，隨便修改采訪記錄。要請講述者對采訪記錄予以閱讀確認，并簽上自己的姓名。若是集體座談，參加者都要簽上姓名。
口頭資料是記憶中的資料，不像文字資料那樣不會走樣。所以，在個別采訪的同時，還應該集體座談。座談所得資料，由于互相進行了回憶、核實，較個別采訪所得資料，應該更加牢靠。
當然，對于文化水平較高的被采訪對象來說，約請撰寫回憶錄，也是搜集口頭資料的一種常見辦法?！?/p>
（四）實地調查
舊方志編纂，采訪人員實地調查搜集資料是常采用的一種比較簡單的辦法，爾后將所得資料拿回來交給主編人員。新方志編纂，搜集資料講究責任到人，但并不排斥采訪人員進行實地調查從而獲取資料。而且，由于市場經濟秩序的建立，二輪志書的資料搜集難度加大，有許多資料可能沒有專門的部門提供，需要修志人員進行實地調查才能獲得。
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問卷調查是一種比較新穎的資料搜集方法。問卷上印有調查者所需的各種各樣的問題，答案往往已經給出，由被調查者根據本身的實際情況選擇某項或某幾項。此種調查，所調查的對象數量一般比較多，所調查的問題又是大家共同關心的，根據解答者的數量多少，調查者對問題作出比較明確的判斷?！?/p>
（六）抽樣調查
也稱“隨機抽樣調查”。在統(tǒng)計總體中，根據每一單位有同等機會被抽取的原則，抽取一定數量的部分單位作為樣本進行調查，并以其結果推斷統(tǒng)計總體的一般情況。有的問題無法進行全面統(tǒng)計調查，抽樣調查便不失為調查的一種簡便易行的方法。統(tǒng)計資料中，每年都有居民家庭的抽樣調查，有的還按年齡分組進行。如1987年上海市人口的抽樣調查資料，就分為全市抽樣調查的總戶數、總人口，全市按年齡分組的人口調查資料，全市市區(qū)按人口年齡的調查資料，全市郊縣按人口年齡的調查資料，全市在業(yè)人口按文化程度分組的調查資料等。黑龍江省《呼蘭縣志》第三十編婚姻家庭中，也列有核心家庭、直系家庭、聯合家庭和獨身家庭等具體抽樣調查資料表。二輪修志，運用抽樣調查資料的情況越來越普遍。特別是人民生活的內容，有的是很難有總體資料的，而抽樣調查資料就可以較好地解決這個問題。上海市奉賢區(qū)地方志辦公室在編寫續(xù)志時，專列一章記述外來農民工的生活，其資料來源就是有關部門的抽樣調查資料?！?/p>
（七）網絡下載
二輪修志搜集資料，與首輪修志最大的不同，莫過于二輪修志可以通過網絡查閱資料。網絡的普及，使得一些需要的資料可以十分便捷地從網絡上得到。有的資料則可以通過光盤獲取。網上資料非常豐富，大大拓展了修志資料的來源途徑。全國各種各樣的網站非常多，僅地方志系統(tǒng)，據《中國地方志年鑒（2005）》記載，截至2004年底，就有京網、內蒙古區(qū)情網、吉林省情網、中國龍志（黑龍江省情信息網）、上海通、皖風網、福建省情資料庫、山東省情網、廣東省情信息庫、廣西通志館、四川資源網、貴州方志與地情網、新疆通覽等64家。而據中國地方志指導小組辦公室統(tǒng)計，至2006年1月，全國地方志系統(tǒng)所建地情網站，省級為11家，市級為84家，縣級為208家。但網上的資料，很多是不交代出處的，而且網上虛假的東西甚多，應用時必須進行考證和鑒別?！?/p>
搜集資料的途徑還有許多。比如請教專家學者，請他們“指路”。加強修志單位之間的協(xié)作，將所搜集到的資料互通有無等?！?/p>
四 方志資料的搜集方式
（一）復印
復印，主要針對整個資料價值比較高、暫時難以分類的文獻，如重要的文告、重要的文章、重要的協(xié)議書等。復印的好處是能夠保存資料的原貌。當然也要注意復印的成本，有的資料只是部分有作用，復印有用的部分就可以了，不必什么資料都全文復印。
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翻拍，一般指的是舊照片、舊檔案，由于原件無法復印，只能進行翻拍。翻拍要盡量做到保持原貌不走樣。當然，一些舊照片可以輸入電腦，經過適當的技術處理，畫面效果可能比原來要好一點?！?/p>
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摘抄是搜集資料最常用、最基本的方法。摘抄資料，一定要記明資料的來源，記明摘抄者的姓名、摘抄日期，摘抄后最好核對一下原件，看是否有出入。有些志稿或者志書中的差錯，就是由摘抄資料時出現的失誤所造成。摘抄資料時，字跡一定要端正、清楚，否則會給使用摘抄的資料帶來新的麻煩和問題?！?/p>
（四）記錄
記錄是采訪的基本要求。采訪、座談時一定要做好記錄，記錄有時可能記錯，記后最好請被采訪者審閱一遍，糾正記錄中的差錯?！?/p>
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搜集資料，僅靠記錄是不夠的。在采訪時，除記錄以外，要有錄音設備，把被采訪者的口述盡量完整地保存下來，通過整理可以彌補記錄中的不足。地方志書中的方言部分，如果沒有錄音資料，要準確地記載下來是相當困難的。如果把錄音資料保存到音像志書中去，作用就更大。
（六）攝影
地方志收錄照片，始于民國時期。首輪新方志中，搜集了相當數量的照片，有些照片彌足珍貴。但總的來說，照片量還不太夠。主要原因是保存下來的歷史照片量太少，質量也不高。如今照片多如牛毛，不是量缺的問題，而是精心挑選的問題。但有的照片可能還是沒有。所以，照片不僅要收，也要自己拍攝。對于收到的照片，要注意保存，每張照片，都要搞清畫面的真實內容，拍攝的時間，照片上人物的姓名、位置，寫好說明文字。對于采用到志書上的照片，最好注明攝影者姓名，以免引起著作權糾紛。
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錄像，是二輪修志搜集資料的新方式。對于紙質的志書來說，錄像的作用也許不夠突出，但對于要制作光盤和多媒體的志書來說，錄像資料就可以大顯身手。
（編校：謝捷 審核：張晶萍 排版：劉云鋒）
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