方志資料搜集的同時，要抓緊進(jìn)行資料的分類和整理。這項工作不能等到資料全部搜集好以后去做，會導(dǎo)致事倍功半，而邊搜集、邊整理則比較穩(wěn)妥。
一 方志資料整理的步驟
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將搜集到的資料進(jìn)行統(tǒng)一的編號登記，包括日期、登記號、分類號、代碼、存放處等。
登記號，即資料和資料卡片的登記流水號。分類號，即按照方志篇目的編章節(jié)目，自行分類。如“編”為ABCD，章為一二三四，節(jié)為1234，目為①②③④。如第二編第三章第四節(jié)第一目，其分類號即為B三4①。也有的采用連接號“1-2-3-X”編號，其中“1”代表第一編，“2”代表第二章，“3”代表第三節(jié)，“X”代表資料卡片流水號（即順序號）。代碼，是對資料類型和來源的一種代用符號，以漢語拼音第一個字母為代碼。如檔案為D，圖書資料為T，報紙為B，期刊為Q，稿件為G，口述為K，照片為Z，復(fù)印資料為F，抄寫材料為C，剪報為J，文摘為W，目錄索引為M，期刊目錄索引為QW，檔案照片為DZ等。代碼也可不用，因為資料出處一般都會在資料中交代明白。存放處，就是所摘抄的資料原件存放何處，如省圖書館、地區(qū)檔案館和區(qū)縣方志辦等。
?。ǘ┵Y料摘錄建卡
資料登記之后，應(yīng)該及時制成資料卡片。資料卡的樣式多種多樣，各地不必強(qiáng)求一律。但資料卡片上，一般要有這樣一些項目：方志篇目的編號，事件發(fā)生時間，資料卡檢索編號，原文標(biāo)題，卷宗號或者資料出處的卷、冊、期號和頁碼數(shù)，原著作者、譯者的姓名和成文日期，資料的來源（藏于何處），摘抄的內(nèi)容（這是最主要的），摘抄人姓名，摘抄日期，校核人姓名，校核日期，所摘資料頁碼編號等。資料要邊搜集、邊核實、邊整理制卡。所制卡片要一事一卡。制作資料卡片，歷史學(xué)家吳晗提出要注意8點：
1．卡片上要記清楚書名、作者、卷數(shù)、篇名、版本、頁碼。
2．抄錄原文，要加引號；屬于自己按原文材料而縮寫的筆錄，要注明。一般應(yīng)抄錄原文。重要的史料，抄后還要核對原文，以免脫誤。
3．材料抄在卡片上后，要解決材料本身的確切年代、時間，或者大致的時間，應(yīng)醒目標(biāo)明，否則這張卡片就沒有使用價值。
4．一張卡片抄錄一個問題的材料，不能把許多不同的問題抄在一起；而抄錄的內(nèi)容，要選取能說明問題的，不是有文必錄。
5．每抄錄一段資料，做一張卡片的時候，要根據(jù)它本身所反映的問題，自己加上小標(biāo)題，指出這段史料屬于什么問題，以便分類、合并。
6．不同史籍、不同作者對某一問題的記載不相同的，要抄；約略相同的也要抄；完全相同的可以不抄，但也要寫張卡片，注明它與何種史籍的記載完全一致。這對于問題的考辨是有益的。
7．作史料卡片，關(guān)鍵在于科學(xué)的分類。不分類，問題便無法綜合、分析。如“明代軍屯”可為一大類，但其中包括的問題很多，又應(yīng)該把它再細(xì)分為若干小類。同類的卡片集中在一起，就可看出眉目，或發(fā)現(xiàn)史料不足，繼續(xù)搜集；或問題分明歧異，可去考證；或牽涉其他人和事，仍可再細(xì)分出更小的類目，進(jìn)一步查找資料進(jìn)行研究。類目分得越細(xì)，說明問題越來越深入。搜集的史料豐富了，問題明晰了，當(dāng)然可以寫出東西，并沒有什么奧妙。
8．卡片要經(jīng)常翻閱，因為此時與彼時對史料卡片內(nèi)容的認(rèn)識，往往不同。閃光的思想，容易轉(zhuǎn)瞬即逝，尤應(yīng)立即捕捉，明確標(biāo)明在卡片上。而且經(jīng)常翻閱，即可明闕失，又能啟聯(lián)想，誘導(dǎo)人們發(fā)現(xiàn)新的問題。這需要自己動手，就是：自己抄寫，自己分類，自己翻閱，自己思考。
（三）資料卡片的編排
資料制卡以后，應(yīng)該以篇目先后次序編排保存。這樣編排好處很多，看起來、用起來都比較方便，特別是可以經(jīng)常檢查還有哪些缺漏，以便進(jìn)一步搜集、尋找資料。
二 方志資料整理的方式
（一）方志資料整理的基本方式
方志資料整理的基本方式有兩種，即資料長編和方志初稿。從首輪新方志的編纂來看，有的地方發(fā)文硬性規(guī)定，在編寫方志初稿之前，必須先要編資料長編，然后才能進(jìn)入方志初稿的編寫階段。用這種模式修志，它的運行方式是“資料→長編→志稿”。但也有一些地方并沒有作此硬性規(guī)定，所以有不少地方在資料搜集之后，直接進(jìn)入了方志初稿的編寫階段。用這種模式修志，它的運行方式是“資料→志稿”。
?。ǘ┓街举Y料整理的其他方式
除長編和志稿兩種基本方式以外，方志資料的整理還有其他方式。這些資料，是修志過程中的中間產(chǎn)品，可以通稱為地情讀物。據(jù)統(tǒng)計，單2004年度全國所編地情讀物就有874種，其中省級89種，市級261種，縣級524種。上海市自新方志編纂開始至2006年底，先后形成兩百多種地情讀物。編撰地情讀物的好處有兩個方面。一是可以為現(xiàn)實服務(wù)。由于地方志書的成書周期比較長，一部志書從發(fā)動開始到正式出版，往往需要短則四五年、長則七八年甚至更長的時間，如果等到志書出版后再去為現(xiàn)實服務(wù)，實在太晚。所以，在地方志書編纂的過程中，先編撰一些地情讀物，是一件大好事，也是地方志工作為現(xiàn)實服務(wù)的重要表現(xiàn)形式。二是有利于廣泛核實修志中搜集到的方志資料。地方志書是要傳之久遠(yuǎn)的，最好沒有差錯。而現(xiàn)實的情況又是方志資料中差錯多多，如果立即寫成志稿、
志書，志中就難免有差錯。在兩者之間增加一道工序，把已經(jīng)到手的資料先公布到社會上去，就會有更多的讀者關(guān)注此事，如果見到事情有出入，必然會提出來，編輯部就有進(jìn)一步核實修改的回旋余地，而一旦志書出版，再想修改就非常困難了。地情讀物的具體形式多種多樣。
1．編印資料刊物
地方志資料刊物有多種多樣。一種是方志通訊刊物，如全國有《中國地方志》，地方也都有這類刊物，如《北京地方志》、《上海志鑒》（后改名《上海地方志》）、《天津史志》、《江蘇地方志》、《新疆地方志》、《滄桑》（山西）、《黑龍江史志》、《浙江方志》、《福建史志》、《河南史志》、《今古大觀》（吉林）、《湖北方志》、《巴蜀史志》、《史志林》（貴州）、《湖湘春秋》（湖南）、《廣西地方志》、《陜西史志》、《西藏地方志》、《廣東史志視窗》、《海南黨史與方志》、《寧夏史志》等。這類刊物上雖然刊登方志論文較多，但也有一定數(shù)量的方志資料。另一種則主要刊登方志資料。如上海市地方志辦公室先后編有《上海灘》、《上海研究論叢》，安徽省地方志辦公室編有《志苑》，河南省地方志辦公室編有《中州今古》等等。
2．專題匯編
這種形式是地情讀物的主要編寫形式，數(shù)量眾多。以江蘇省地方志系統(tǒng)為例，2004年就編有30多種，包括省地方志辦公室的《江蘇地名溯源》，揚州市的《揚州民俗》、《東西南北揚州人》、《當(dāng)代揚州人》，江都市的《奮進(jìn)中的江都》，常州市的《巾幗華章——常州籍全國“三八”紅旗手傳記》，溧陽的《采古擷今話溧陽》、《溧陽指南》，金壇的《金壇名人》、《王健王嘉廉及其家族》，鎮(zhèn)江市的《鎮(zhèn)江為民辦實事項目集錦》，句容市的《新句容傳奇》，連云港市的《海州方言》、《大潮奔涌——連云港開放二十周年紀(jì)實》，南通市的《南通走向世界》、《南通與世界大城市》、《青墩文化》，南京市江寧區(qū)的《走進(jìn)新江寧——江寧手冊》，泰州市的《海陵大事記》、《銀杏之鄉(xiāng)》，鹽城市的《東方鹽文化》，淮安市的《錦繡淮安》，無錫市的《無錫歷史上的今天》、《無錫勞模風(fēng)采》、《無錫藏書家》等。
3．廣播報刊影視
在編纂地方志書的同時，地方志編纂部門經(jīng)常與廣播電臺、電視臺、報社、雜志社甚至電影制片廠等合作，在報紙上開辟專欄介紹地情資料，在電視臺舉辦地情知識競賽，在廣播中宣傳地情、開辦地情講座，并拍攝有關(guān)地情的紀(jì)錄片、風(fēng)光片、旅游片、人物片甚至是電影故事片、電視連續(xù)劇，有的還制作成多媒體光盤等。以這種方式整理的資料，受眾面特別廣，既為現(xiàn)實服務(wù)，又可以最大限度地征求修改意見。
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